SAP S/4HANA
PMO

SAP S/4HANA PMO
Program Management Office

SAP S/4HANA
Grundlagen und Herausforderungen

SAP S/4HANA Roadmap

Benefits

Activity Areas

Setup und Rollen im S/4HANA PMO

SAP S/4HANA PMO

SAP S/4HANA PMO (Program Management Office) ist die Schaltstelle zum Erfolg!

Ein PMO stellt Methoden, Tools und Know-How bereit und sichert das projektübergreifende Wissens- und Ressourcenmanagement. Außerdem werden in Ihrem PMO die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Projekt-Umsetzung geschaffen. Dies geschieht durch die Sicherstellung der erforderlichen Transparenz im dynamischen Projektumfeld für alle Projekte und Ressourcen und der gleichzeitigen Unterstützung und Entlastung des Managements.

ERKLÄRUNGEN UND GRÜNDE

SAP S/4HANA

Was ist SAP?

SAP ist ein „Enterprise Ressource Planning“-System (kurz: ERP), ein Datenmanagementtool. Es umfasst alle Kerngeschäftsbereiche eines Unternehmens, von Vertrieb, Beschaffung, Finance und HR bis hin zur Corporate Governance.
Ziel des SAP-Einsatzes ist die Gewährleistung eines betrieblichen Wertschöpfungsprozesses und eine optimale Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe.

Und warum SAP S/4 HANA?

Das „S“ steht für Simple, „4“ für die vierte Produktgeneration und „HANA“ ist der Name der Datenbanktechnologie „High Performance Analytic Appliance“, auf der das System basiert.
In den nächsten Jahren müssen alle Unternehmen auf SAP S/4HANA umsteigen, denn für die bisherige SAP-Generation endet dann die Wartung. Aufgrund der langen Projektdauer und dem vorhersehbaren Engpass von internen und externen SAP-Experten, empfiehlt es sich, die Umstellung zeitnah in Angriff zu nehmen.

SAP S/4HANA - EINFÜHRUNG

HERAUSFORDERUNGEN

Ein konzernweites Vorhaben, bei dem alle Fachbereiche involviert sind
Ressourcenkonflikte (Zeit, Budget)
Parallele Migration von Modulen
Hohe Komplexität bei S/4HANA-Transformationsprogrammen mit zusätzlichem Bestreben einer BPM-Optimierung
Rollouts in verschiedene Entitäten aus unterschiedlichen Ländern und Kulturen

DIE SAP S/4 HANA ROADMAP

Um eine Roadmap zur Einführung von SAP S/4 HANA zu planen, müssen Aspekte wie verfügbare Ressourcen und der Aufwand für Vorprojekte betrachtet werden. Hierzu zählt u.a. die Rückwärts- und Vorwärtsplanung, die Verfügbarkeit der Fachbereiche und der IT, die Projektdauer, das Prozess Know-how, der Umgang mit Altlasten, das Change-Management, die Projekterfahrung und die Vorbereitung und mögliche Vorprojekte.

Ihre Vorteile mit Karer Consulting

Investitionsschutz durch Herstellung von Transparenz über Budget, Zeit und Qualität, sowie einer soliden Berichterstattung
Klares (Projekt-)Management auf Basis der Verträge, z.B., Vermeidung von Vertragsänderungen, Etablieren eines geordneten Prozesses für Vertragsänderungen
Schaffung von Steuerbarkeit und Transparenz des Programms durch einen unabhängigen Partner
Skalierbarkeit der PMO-Ressourcen innerhalb des Programmlebenszyklus
Saubere Ausarbeitung der buchhalterischen Anforderungen (CAPEX/OPEX/Finanzbuchhaltung und -prüfung)
Management und Tracking von Beistellungsleistungen durch den Kunden

SAP PMO Activity Areas

Ein Program Management Office für S/4HANA-Transformationsprojekte (PMO4SAP) erfordert unterschiedliche Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie unterschiedliche PMO-Rollen.

Bei einem S/4HANA-Programm begegnet man typischerweise einem PMO des Implementierungspartners.

Der erste wichtige Schritt besteht darin, den Aktivitätensplit zwischen dem Implementierungspartner- und dem Kunden-PMO zu definieren. Dadurch wird sichergestellt, dass eine reibungslose und zielorientierte Zusammenarbeit gewährleistet ist.Darüber hinaus gibt es verschiedene Aktivitätsbereiche, die unterschiedliche Expertenlevel erfordern.

Die Karer Consulting unterstützt mit ihren Dienstleistungen in den unterschiedlichen Bereichen und integriert sich in die Programmorganisation.

Governance:

Definition PM Methoden & Standards
Bereitstellen von Templates und Best Practices
Setup der PM Governance inkl. Regelmeetings
Ausüben der PM Governance
Definition von Qualitätsstandards und Guiding Principles
Definition von Ablagestrukturen (Dokumentenmanagement)

Meetings:

Neutrale Sicht der SteCo Präsentation
Einladung inkl. Reservierungen
Inhaltliche Vorbereitung
Moderation
Dokumentation / Protokollierung

Escalation Management:

Anlaufstelle für Eskalationen
Lösungsfindung für Eskalationen
Eskalationen tracken

Quality Assurance:

Lifecycle Management der Solution Dokumentation
Verwaltung Prozessdokumentation
Verwaltung Functional Specifications
Verwaltung Technical Specifications

Planning & Controlling:

Rollierende Planung
Milestone Tracking
Aufwandstracking (inkl. Daten sammeln)
Budgetplanung und -trackig
Fortschritts- und Budget Reporting
Rechnungsprüfung

Scope Management:

Aufnahme und Verwalten von Changes
Change-Entscheidung zuführen
Entscheidungsvorlagen vorbereiten
Verwaltung von Kooperationsverpflichtungen
Umsetzung der Changes tracken
Claim Management
Vertragsänderungsmanagement

Communication:

Kommunikationsplanung
Kommunikationsinhalte generieren
Kommunikationsmedien füllen
Kommunikation durchführen
Kommunikations-Erfolgskontrolle durchführen

Project Management:

Projektplan-Pflege
Risk Management
Rollout Projektplan-Template
Project Change Management

Finance Management:

Rechnungsprüfung
Buchungskontrolle
Case Verfolgung

Organizational Change Management:

Analyse IST-Situation und Veränderungsumfang
Stakeholder Analysen
Stakeholder Management
Change Impact Analysen
CIA Maßnahmen initiieren
Change Agent Netzwerk betreuen
Monitoring und Anpassung der Maßnahmen
Change Verankerung sicherstellen

Collaboration:

Kommunikation und Abstimmung innerhalb des Programms
Abstimmung mit anderen Projekten

Backlog Management:

Pflege von Anforderungen
Management der verschiedenen Backlogs
Quality Gates Tracking
Solution Dashboard

Resource Management:

Aufnahme und Kanalisierung von Ressourcenbedarfen
Staffing Übersicht (inkl. Staffing Gaps)
Aufrechterhaltung der Programmorganisation
Lieferanten-Management

Risk Management:

Risikoregister & Risiko-Dashboard definieren
Initiale Aufnahme von Risks und Issues
Verwalten und Pflege von Risks und Issues
Koordination der Maßnahmen-Erarbeitung
Nachverfolgung der Maßnahmen

Project Administration:

Nachhalten von Open Point Lists (OPLs)
Erstellung von Folien
SharePoint Pflege
On- und Offboarding neuer Programm-Mitarbeiter

Set-Up und Rollen im S/4HANA PMO

Senior-Projektmanager mit langjähriger Erfahrung im Management komplexer Projekte, legt Standards und Methoden fest, leitet das PMO und dessen Aufgaben, ist auch Ansprechpartner für Eskalationen.

Hier fungiert der Projektberater, der die Zahlen im Blick hat, Reporting-Tools betreut und das Risikomanagement beherrscht.

Spezialist für Organizational Change Management und Projektkommunikation, entwirft und verwaltet die interne und externe Kommunikation von Projekten.

Gut ausgebildete Junior-Projektmanager, die operative Aufgaben lieben und das Team auf freundliche, aber bestimmte Weise zum Erfolg führen.

SAP PMO BY KARER CONSULTING

WAS WIR IHNEN BIETEN

Wir stellen Ihnen ein Team von PMO-Experten
Eine einheitliche Vorgehensweise „Powered by KC“, Sie erhalten ein Konzept „aus einem Guss“, mit dem Standards definiert und Dokumente zur Verfügung gestellt werden können
Ein einheitliches Vorgehen und generalisierte Dokumente für das Aufsetzen und die Durchführung eines PMOs in SAP Programmen
Look-up Handbuch für PMO Lead bis Analyst

FÜR IHREN PROJEKTERFOLG:

UNSERE SAP-TEMPLATES

SAP Projektplan
SAP Programmhandbücher
SAP Kommunikationsmatrix
SAP Change Request Prozess inkl. Change Log
SAP Risk Management Prozess inkl. Risk Log
SAP Guidelines zu Workshop/Meeting-Einladungen
SAP Milestone Tracking
SAP Actuals vs. Plantracker